Evaluationsverfahren

1  Zwecke der Evaluation

Hauptzweck der Evaluation ist die Qualitätssicherung und -verbesserung. Die Evaluation soll darüber hinaus auch Entscheidungshilfen bei der mittel- und langfristigen Planung bereitstellen und der Rechenschaftslegung gegenüber der Öffentlichkeit dienen.

2  Evaluationsgegenstände

Der Universitätsrat hat die Evaluationsstelle beauftragt, alle Organisationseinheiten der Universität Zürich zu evaluieren und genehmigt periodisch die gemeinsam mit den Dekanaten und der Universitätsleitung erstellte rollende Planung.

Mögliche Einheiten, die evaluiert werden, sind Fächer, Studiengänge, Institute, Seminare, Kliniken, Fakultäten, Universitätsverwaltung und Universitätsleitung.

Im Falle von akademischen Einheiten umfasst eine Evaluation die Bereiche Forschung, Lehre, Nachwuchsförderung, Dienstleistungen, Führung und Verwaltung sowie Organisationsstrukturen. In Einheiten der Medizin, denen auch die Versorgung und Betreuung von Patientinnen und Patienten obliegt, werden die Bereiche Klinik und Pflege nicht durch die Evaluationsstelle evaluiert, da diese in den Zuständigkeitsbereich des Universitätsspitals fallen. Für alle Dienstleistungsaktivitäten soll aber der Nutzen für die akademische Tätigkeit beurteilt werden.

Bei universitären Führungs- und Verwaltungseinheiten (inkl. Universitätsleitung) werden die Fragestellungen entsprechend den jeweiligen Aufgaben und Tätigkeiten der evaluierten Einheit angepasst.

3  Information und Organisation

Alle Angehörigen der evaluierten Einheit werden anhand einer Informationsveranstaltung von der Evaluationsstelle über die Details des Evaluationsverfahrens orientiert. Die Evaluation soll transparent durchgeführt werden – alle Beteiligten werden über Arbeitsschritte und Ergebnisse rechtzeitig informiert. Alle im Zusammenhang mit der Evaluation erstellten Berichte sind als vertrauliche, universitätsinterne Dokumente den Evaluierten zugänglich. Der Universitätsrat entscheidet über die Information der Öffentlichkeit.

Um den Informationsfluss in der evaluierten Einheit zu gewährleisten und um auf Besonderheiten Rücksicht nehmen zu können, bestimmt die evaluierte Einheit aus ihren Reihen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, die gemeinsam mit der Evaluationsstelle die einzelnen Schritte der Evaluation besprechen. Bei akademischen Einheiten sind in der Regel die Professorenschaft, der Mittelbau, das technisch-administrative Personal sowie die Studierenden vertreten. Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sollten mit Fragen der Lehre und des Studiums, des Curriculums, der Forschung, der Dienstleistungen und den administrativ-organisatorischen Belangen der evaluierten Einheit gut vertraut sein. Die Vertreterinnen und Vertreter sollten das Vertrauen des jeweiligen Standes geniessen, den sie vertreten, und von diesem entsprechende Entscheidungsbefugnisse erhalten. Sie besprechen mit der Evaluationsstelle u.a. die Struktur und den Inhalt des Selbstevaluationsberichtes, die Durchführung von Befragungen sowie vielfältige organisatorische Aspekte der Evaluation. Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind vor allem auch für den Informationsfluss in die evaluierte Einheit verantwortlich und sorgen auch dafür, dass Anliegen von Seiten der evaluierten Einheit zur Evaluationsstelle gelangen.

4  Verfahren

An der Universität Zürich wird ein mehrstufiges Evaluationsverfahren (informed peer review) angewandt, das aus den Phasen Selbstevaluation, Fremdevaluation, Berichtsfassung, Follow-Up und Monitoring besteht.

4.1  Selbstevaluation

Wesentlicher Bestandteil der Selbstevaluation ist die Abfassung des Selbstevaluationsberichtes durch die evaluierte Einheit, in dem diese umfassend und selbstkritisch über ihre Struktur sowie über ihre Tätigkeiten und Ressourcen der letzten fünf Jahre und über ihre Zukunftspläne Auskunft gibt. Neben institutsbezogenen Aussagen sind darin auch Kurzporträts der Lehrstuhlinhaberinnen und -inhaber sowie weiterer Leistungsträgerinnen und -träger enthalten (z.B. Privatdozierende auf universitären Stellen, Forschungsgruppenleitende).

Der Selbstevaluationsbericht kann durch Befragungen von verschiedenen Gruppen der jeweiligen Einheit (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Mittelbauangehörige, Studierende, Absolventinnen und Absolventen etc.) sowie durch bibliometrische Analysen und weitere Erhebungen ergänzt werden. Zudem werden gegebenenfalls auch die Nutzerinnen und Nutzer angebotener Dienstleistungen befragt. Die Befragungen werden von der Evaluationsstelle in Rücksprache mit der evaluierten Einheit konzipiert und von der Evaluationsstelle durchgeführt und ausgewertet. Welche Befragungen durchgeführt werden, hängt von der konkreten Situation ab. Die bei schriftlichen Befragungen eingesetzten Fragebögen werden an die jeweiligen Gegebenheiten der evaluierten Einheit angepasst.

Die für den Selbstevaluationsbericht notwendigen hochschulstatistischen Daten (z.B. Studierendenstatistiken, Finanzzahlen) werden von der Evaluationsstelle bei den entsprechenden Abteilungen der Zentralen Dienste der Universität (Prorektorat Planung, Abteilung Informationsmanagement und Controlling, Finanzabteilung) angefordert und den evaluierten Einheiten zur Verfügung gestellt. Für die Erstellung des Selbstevaluationsberichts werden zudem die bereits für das universitäre Reporting bereitgestellten Informationen genutzt (z.B. Akademische Berichte, Forschungsdatenbank, Zurich Open Access Repository).

4.2  Fremdevaluation

Für die Fremdevaluation wird ein externes, international zusammengesetztes Expertenteam des jeweiligen Fachgebietes (Peers) beigezogen. Die evaluierte Einheit hat das Recht, Expertinnen und Experten vorzuschlagen. Die Evaluationsstelle bestimmt die einzuladenden Personen in Zusammenarbeit mit der Universitätsleitung und dem zuständigen Dekanat.

Der Selbstevaluationsbericht und die Erhebungsresultate dienen dem externen Expertenteam zur Vorbereitung ihres mehrtägigen Besuchs vor Ort (Site visit). Die Begehung beinhaltet ein Briefing durch die Universitätsleitung, das Dekanat, ggf. die Spitaldirektion und die Evaluationsstelle sowie Gespräche mit allen Leitungspersonen und Vertreterinnen und Vertretern aller Status- und Mitarbeitergruppen der evaluierten Einheit. Das Expertenteam erstattet am Ende der Site visit in separaten Debriefings gegenüber der evaluierten Einheit sowie gegenüber der Universitätsleitung und dem Dekanat (und ggf. der Spitaldirektion) jeweils einen vorläufigen mündlichen Bericht. Das Expertenteam fasst anschliessend seine Befunde, Kommentare und Empfehlungen in einem schriftlichen Expertenbericht zusammen, welcher der evaluierten Einheit zur Stellungnahme übermittelt wird.

4.3 Berichtsfassung

Die Evaluationsstelle verfasst auf der Basis aller Dokumente (Selbstevaluationsbericht, Resultate aus Befragungen und Analysen, Expertenbericht, Stellungnahmen zum Expertenbericht) einen Gesamtevaluationsbericht mit Befunden und Empfehlungen. Die Evaluierten haben Einsicht in diesen Bericht und können zum Inhalt Stellung nehmen. Der Gesamtevaluationsbericht und die Stellungnahmen werden an die für die Massnahmenfestsetzung zuständigen Leitungsorgane der Universität (Universitätsrat, Universitätsleitung, Dekanat) weitergeleitet.

4.3 Follow-Up

Der Universitätsrat bespricht die wichtigsten Befunde und Empfehlungen der Evaluation und stellt sicher, dass die wesentlichen Ergebnisse aus der Diskussion im Universitätsrat in das Follow-Up bzw. in die Zielvereinbarung einfliessen können.

Das Follow-up-Verfahren wird unter der Leitung der Universitätsleitung durchgeführt. Diese bespricht die Evaluationsergebnisse zusammen mit der Dekanin oder dem Dekan in einem Follow-Up-Gespräch mit der evaluierten Einheit (bei medizinischen Einheiten, die auch zum Universitätsspital Zürich gehören, wird zusätzlich die Spitaldirektion einbezogen).

Als Grundlage für das Follow-Up-Gespräch verabschiedet die Universitätsleitung auf Antrag des Fachprorektors einen Katalog möglicher Massnahmen. Nach erfolgter Diskussion und Einigung über die umzusetzenden Massnahmen unterzeichnen die Universitätsleitung und die Leitung der evaluierten Einheit eine Zielvereinbarung (die auch den Charakter eines Massnahmenprogramms oder eines „Memorandum of Understanding“ haben kann), die Inhalt, Zuständigkeiten und Termine für die vereinbarten Ziele bzw. Massnahmen definiert. Nach Abschluss des Follow-Up-Verfahrens wird dem Universitätsrat das Protokoll des Follow-Up-Gesprächs und die unterzeichnete Zielvereinbarung zugestellt.

4.5 Monitoring

Die Evaluationsstelle hat den Auftrag, dem Universitätsrat zwei Jahre nach Abschluss der Zielvereinbarung über den Stand bzw. über Erfolge und Misserfolge der Umsetzung der vereinbarten Massnahmen Bericht zu erstatten (Monitoring). Dazu verfasst die evaluierte Einheit einen Umsetzungsbericht, der allenfalls von Dekanat und Universitätsleitung kommentiert wird. Die Evaluationsstelle informiert den Universitätsrat jährlich hierüber.